Förbättrade resultat och minskad övertid
Kunden
Ekonomiavdelningen hos en svensk börsnoterad underleverantör till fordonsindustrin.
Utmaningen
Den aktuella avdelningen upplevde svårigheter att se sitt bidrag till företagets övergripande mål, vilket påverkade såväl engagemang som drivkraft att förbättra verksamheten. Det upplevdes vara svårt att hitta effektiva mål att sträva mot och att värdera sin prestation mot. En av konsekvenserna blev att avdelningens dagliga pulsmöten i princip var rena informationsmöten där det var sällsynt att avvikelser och problem lyftes upp. Det ledde i sin tur till att det begränsade förbättringsarbete som fanns snarare handlade om att genomföra goda idéer än att förbättra de arbetssätt som begränsade verksamhetens prestation.
Resultatet
Inom knappt ett år hade ekonomiavdelningen genomfört mer än 100 förbättringar och bl.a. uppnått följande resultat:
·
Alla leverantörsfakturor attesteras i tid (från ett ursprungsläge där de i stort sett alltid var sena)
·
Förfallna kundfordringars värde som andel av de totala kundfordringarnas värde har halverats (från 14% till 7%)
·
Halverad tid för att göra månadsbokslut
·
Övertid kopplad till bokslutsarbete är reducerad till noll
·
En heltidstjänst på ekonomiavdelningen kunde tas bort och en resurs fick därmed möjlighet att istället förstärka kundsupportavdelningen som var underbemannad
·
Leveranssäkerheten vad gäller rapportering till ledningen har ökat till 100%
·
Minskad stress hos personalen för att bokslutsarbetet nu fördelas på fler arbetsdagar
Vägen dit
Part Development tränade och coachade hela ekonomiavdelningen under 6 dagar utspritt över 4 månader. Varje tillfälle hade ett tema. Träningen inleddes med att fokusera på företagets värdegrund och hur den kan användas för att förbättra förmågan att arbeta i team. Här diskuterades vilka beteenden som medarbetarna på ekonomiavdelningen ansåg vara önskvärda. Diskussionerna ledde fram ett antal konkreta värderingsrelaterade aktiviteter som avdelningen skulle följa upp på sitt dagliga pulsmöte.
Nästa tema var ekonomiavdelningens påverkan på företagets övergripande mål. Här gjordes orsak-verkan-analyser som ledde fram till en handfull konkreta mål som ekonomiavdelningen kan påverka och som är möjliga att följa upp och agera på varje dag.
Utifrån de värderingsaktiviteter och mål som avdelningen tagit fram ägnades nästa tema åt att vidareutveckla avdelningens pulstavla. Målet var att pulstavlans innehåll skulle styra mötena till att följa upp, och agera på, det som faktiskt gör skillnad för medarbetarna och företaget.
De förbättrade pulsmötena resulterade i många avvikelser. Det var avvikelser som alltid funnits, men som nu kom upp till ytan. För att skapa förutsättningar för avdelningen att långsikt lösa dessa avvikelser ägnades det fjärde och sista temat åt medarbetardrivet förbättringsarbete. Här tränades ekonomiavdelningen i hur förbättringsarbete kan organiseras och bedrivas för att bli effektivt. Träningen innehöll även praktisk träning i att genomföra rotorsaksanalyser för att säkerställa att förbättringsarbetet löser rätt problem (och inte bara agerar på symptomen).